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    國家電子文件管理的步伐已經邁開。隨之而來的是，各級電子文件管理協調機構的建立、明確相應管理機構、各電子文件形成單位建立協同配合機制，以及一系列技術難題的破解

    一向以紙質為載體的“紅頭文件”，正在向電子化時代邁進。

    《瞭望》新聞周刊獲悉，按照中央部署，2011年到2015年，國家電子文件管理體制將實現初步成型，制度框架首批出臺，標準框架基本建立，技術系統研發起步。

    “我們的電子文件管理要記錄和傳承當代的歷史，從紙質文件管理到電子文件管理，這是個里程碑意義的轉身，意義和風險并存。”中國人民大學副校長、電子文件管理專家委員會主任馮惠玲，接受《瞭望》新聞周刊專訪時，這樣評價電子文件管理在“十二五”時期的意義。這位國家電子文件管理“十二五”規劃的主要參與者表示，從國家采取總體調控規劃措施講，中國起步不算早，“十二五”開局五年電子文件管理要揚長避短，形成中國特色，對世界有所貢獻。

    面對電子文件管理的歷史使命，國家行政學院教授、電子政務專家顧平安表示，在中國，電子文件的范圍應該首先界定為電子公文，從國家層面對電子文件實施管理，技術標準應當先行。

    電子文件管理的“記憶黑洞”

    “中國是唯一文明沒有中斷的國家，一個重要的原因是我們的文獻記錄沒有斷線，祖先沒有斷線，我們這一代也不能斷線。”馮惠玲接受本刊記者采訪時認為，電子文件管理迫在眉睫。

    日前，一份來自中國人民大學“電子文件管理機制研究”課題研究小組的調查報告，首度曝光中國電子文件管理的“記憶黑洞”——

    在49家中央和國家機關及其直屬企事業單位中，18.4%的單位沒有留存任何電子文件，79.6%的機構沒有采取任何措施留存數據庫、電子郵件、多媒體文件、網頁文件等。

    除此之外，一些單純依靠物理載體保存下來的電子文件，由于軟硬件不配套，同樣面臨著無法讀取的記憶損失。

    調查顯示，中國1982年第三次全國人口普查中99%的原始數據已經丟失；1990年北京亞運會的部分電子文件無法讀取；22%的中央機關存在讀不出來的電子文件。

    近兩千年前的羅賽達碑（解讀古埃及文字鑰匙的石碑），數字依然清晰可見；然而今天的電子文件數據已經近10%無法讀取。這意味著一段歷史，或一段文化，將因為不能留下記錄而煙消云散。

    “我們國家有多少電子文件？這個數字，全國沒人知道。而在紙質文件時代，這個問題是可以回答出來的。”馮惠玲焦急地表示。

    “我們搞得太晚了，十年前就應該做了。”研究電子政務近15年的顧平安告訴本刊記者，從1999年政府上網工程開始，中國電子政務的發展已歷經12年。據統計，中國的數字信息量2010年為900.5億GB，占全球信息量9.1%，將近一成，它們在中國的管理令人憂慮。

    由于長期以來缺乏國家層面的電子文件規劃管理，中國電子文件的信息安全狀況堪憂。“電子文件管理機制研究”課題研究小組調查發現，有的重要機構僅僅因為工作人員在內部涉密網和互聯網上交互使用U盤，就被黑客利用木馬程序從其內部網上竊取很多重要情報。

    馮惠玲從1995年開始研究電子文件管理，曾經主持國家自然科學基金項目“中國電子文件管理國家戰略的基礎理論與框架體系研究”，她告訴本刊記者，盡管之前國家在電子文件管理上有過很多努力，但對其掌控能力嚴重不足，思路存在重大缺陷：多著眼于眼前業務需要，忙于補缺、堵漏，欠缺面對未來的整體設計；主要采用自下而上的路徑，國家層面的系統規劃、政策引導和綜合治理明顯滯后。

    情況在2009年底發生變化——中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發電子文件管理暫行辦法，規定各級國家綜合檔案館負責接收和保管本館接收范圍內各單位形成的具有永久保存價值的電子文件，并依法提供利用。作為中央的規范性文件，該辦法兼具政策與法規的雙重屬性，首次在中央文件中確立了電子文件全程管理原則，并從信息化、檔案、保密等多個業務角度對電子文件管理過程予以規范，是中國電子文件管理國家戰略邁入起步階段的標志性事件。